规范管理 有效管理 效率管理——浅谈整合型管理体系的管理
[关键词] 管理体系 整合 管理原理
在国内组织逐步贯彻国际质量管理标准、国际环境管理体系标准和职业健康安全卫生管理标准的过程中，广大组织逐步向整合型管理体系过渡。众多组织认识到，不同的管理体系之间存在着众多差异，必须研究出对各种管理体系进行整合和管理的方法，才能保证多种管理体系整合贯彻的兼容性和有效性，以下是笔者的研究成果。
1 管理体系的共同规律
1.1 不同管理体系间的关系辨析
管理在ISO9000标准中定义为：“指挥和控制组织的协调的活动”。管理的目的则是使资源通过管理实现一定的目标。尽管不同的管理体系有着一些主要的差别，如质量管理体系在于满足顾客要求，环境管理体系在于服务众多相关方和满足社会对环境保护不断发展的需求，职业健康安全管理体系则是为维护企业员工健康和安全的需要等；但是，无论何种管理体系，它们都存在着许多原则性的共同之处，如在管理对象上都涉及组织的全员管理，在管理思路都运用系统管理、过程管理、文件化管理等，在管理的运作上，都突出了PDCA的方法，在管理的根本目的上都强调了组织的持续改进。
1.2 体系管理的三步曲
笔者研究发现，无论何种管理体系，在贯彻过程中都要经历三个阶段，即：第一阶段通过规范和规定组织的整体管理思路，在管理上实现闭合循环前进的科学管理；第二阶段是保证“规范管理”阶段的策划结果得到有效的实施；第三阶段则是提高组织各个管理过程的效率。简而言之，是“规范管理、有效管理、效率管理”三步曲。
遵循管理的三步曲对多个不同的管理体系进行整合管理，能够理清管理思路，取得事半功倍的效果。笔者进一步阐述如下。
2 管理第一步——规范管理
管理的功能在于通过对组织内的所有资源进行协调和控制，实现组织的目标。因此，组织必须对所有资源（包括人员、机械、设施、材料、技术、环境、信息、资金、时间、管理方法，以及可调动和协作的供方等）进行科学的策划和管理，这就是将管理思路规范化的过程。具体地，组织应实现以下五个方面的内容：
2.1 管理方向明晰化
方向性的管理是组织成就的前提，应由最高管理者组织，制定本组织的长期、中期、短期战略，制定组织的管理方针，提出管理的总体目标，并明确按照不同管理体系要求的管理分目标，从目标管理上对组织的活动进行控制。
2.2管理思路系统化
系统化的管理侧重从整体上把握组织的功能和活动。一是确定组织的横向管理范围，即把组织中所有涉及到的部门、人员、作业场所、活动过程等都要纳入管理范围。二是确定组织的纵向管理层次，把所有涉及的管理的职能和人员及其关系从系统上进行策划和管理。
2.3 组织活动合法化
使组织的活动合法化是组织一项正本清源的基础性工作，它的完成，将为组织的长远活动打开一条宽畅的通道。组织的所有活动，都应当在符合有关的国际、国家、地方、行业等相关法规的强制性要求，以保证活动不受到相关的干扰和阻碍。反之，组织的活动就可能出现障碍。组织应在识别所有相关法规强制性要求的基础上，学习、贯彻法规要求。
2.4 管理体系文件化
通过文件化的管理，规定组织内的管理活动和作业活动，使所有重要的活动得到控制。体系文件通常有三个层次：
一是编制组织的管理手册，明确各个管理体系在管理中的关系及其要求，使组织的各个机构和职能明确自身在整合体系中的地位和作用，明确机构的职责权利和相互关系，使其在组织的总体策划下开展活动。
二是编制必要的程序文件，对具体活动的过程做出规定，以保证各项活动遵循一定的途径和方法，减少活动的随意性。
三是通过更细的支持性文件，对以上层次文件进行补充，以保证局部的活动能够符合总体活动的要求，成为系统活动中不可或缺的一部分。
在管理体系文件化的过程当中，要针对不同管理体系的要求做好文审工作，使体系文件符合管理标准的要求。
2.5 管理手段最优化
实事求是，一切从实际出发，是每一个组织都应当遵循的管理路线，只有针对自身资源的特点，采取适合组织发展的、符合组织文化内涵的管理思路，通过相应管理制度和管理机制，促使组织的各项活动既能在限定的规则内进行运转，又能有效地激励组织的活动向深入开展，使组织内的资源有着良好的方向性，对组织的目标实现贡献有效的潜能。
3 管理提高的第二步——有效管理
一切管理思路、规章、制度都必须落实才能产生效益，组织应保证管理策划得到有效的实施，需要做好以下方面的工作。
3.1 资源配置到位
组织应当保证组织活动所需的资源供应，对人员、机械、设施、材料、技术、环境、信息、资金、时间、管理方法，以及可调动和协作的供方等进行合理的调配。对可能出现的资源配置问题，设定相应的应急方案并实施。
3.2 资源管理到位
使资源为组织的目标发挥最大的效用，是资源管理的核心要求。资源管理要达到的目的有：资源保值增值、资源调配可行、资源使用率最大化。
所有资源中，人是最重要的资源，应“以人为本”，创建“学习型组织”、培育“学习型人才”，使所有相关人员适时得到培训，不断提高员工的业务素质和思想素质，促使员工爱岗敬业，保证岗位职能的实现和提高效率。
通过人力资源素质的提高，必将带动其它资源管理效率的提高。
3.3 运作方案到位
组织管理的核心过程，就是各项资源以最有效的方式统一运作的过程。组织应当根据总体目标和各管理体系的目标、阶段目标、项目目标，制定相应的运作方案，保证各个资源在有效的调动下得到系统的运转，为组织的总体目标服务。
3.4 督促检查到位
通过建立必要的监督检查机制，对组织的各个职能岗位的工作和活动、内部环境、外部环境等进行系统监督，对组织内部环境和外部环境进行系统监测，发现与预定状态的差异并并及时进行处理。
3.5 信息控制到位
在现代管理过程中，信息对组织的效能起重要作用，组织应对组织内外的活动和变化建立必要的数据监控系统，取得最科学准确和有效的数据，科学分析并形成对组织管理有效的信息资源，建立健全组织信息沟通系统，确保组织内外的信息在最短的时间内传递到各个相应的决策层次，为领导层进行科学的决策提供保证。
4管理提高的第三步——效率管理
组织的竞争，归根结底是组织活动效率的竞争。组织效率的改进，表现在组织产出与投入比值的增加，可体现在投入不变产出增加、产出不变投入减少及双向的有效变化。在组织实现“有效管理”的阶段后，组织要及时地进入“效率管理”的环节。需要做的工作有：
4.1系统识别体系状况
通过对管理体系监测的结果，反映出组织产品的有效性、过程的有效性和管理的有效性状态，对管理活动和作业活动中的缺陷进行彻底的纠正。
4.2消灭缺陷攻克瓶颈
组织中的某些过程对全局具有至关重要的作用，应对这些重点和难点过程、部位进行攻关，以解决影响组织管理或作业活动中的瓶颈问题，为组织的系统管理提高奠定基础和打开通道。
4.3加强激励发挥潜能
组织应当建立必要的激励机制，鼓励岗位成就，鼓励创新，保证组织的环境能够促进每个岗位都能够最大限度地发挥自身的能量，促进各个岗位实现自我价值，各岗位价值的提高综合反映就是组织的进步。
4.4 比学赶超自我激励
组织的整体效益如何，要开展纵向和横向的比较，与世界范围内的优秀管理组织进行比较，通过比学赶超，不断实现组织的效能提高。无论组织处在何种位置，进行组织的自我激励都是必不可少的，保证组织进行自我前进。
4.5循环前进持续改进
在组织发展的瓶颈问题解决完成之后，组织进行管理的全面升级，通过在每一个岗位实现增值活动，实施过程增值原理，从而全面提高系统的整体效率。
5管理三步曲的应用
管理的三步曲是任何期望提高管理水平和管理效益的组织所必须经历的过程。组织可以根据自身所处的管理状态，在不同的管理阶段切入，提高管理水平。
6 结语
任何组织通过充分运用这一管理规律，遵循“规范管理、有效管理、效率管理”的管理三步曲，以规范管理为基点、全面落实管理策划，不断实现组织管理效率的提高，必将在对多种管理体系的整合管理上取得事半功倍的效果。
而进一步把多种管理体系的范围从质量管理、安全管理、环境管理拓宽到成本管理、形象管理等领域，对多种管理体系的整合管理实质上就成为了组织的综合管理，而整合体系应遵循的管理三步曲就成为组织综合管理的三步曲。