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办公技巧:职场人必修的开会“真经”

 

    坐在前面:虽然坐在前排较显眼,但却可令自己更专心,也可令发言人对你留下更深刻的印象。

     注视对方的眼睛:注视发言人的眼睛,给别人专心、诚实、认真、自信的感觉。

    踊跃发言:千万不要抱着“献丑不如藏拙”的心态。最好踊跃发言,这是培植自信的维他命。

     常带微笑:微笑不只是自信的特效药,更有同化他人反对意见的魔力。

    主持会议:认真准备
                           
    丁小姐刚刚升为副主任,就奉命主持召开项目会议,参与人数更多达50人。她算一算,还有3天时间准备。她先跟上司讨论会议的具体内容,又请上司说说她有没有要改善的地方,然后整理好了所有的文字资料。

    会议结束时,做了充分准备的她做了简洁生动的总结,把复杂的问题条理化。结果,老板非常满意。

    要像丁小姐般成功主持会议,有不少秘诀可参考:
                           
    如果你是会议主持,你可决定会议的形式。记着会议的方式不一定是一成不变的,不妨根据情况而采取一些特别的形式去进行,或是加插小活动如小组讨论、小游戏等,可以令效果更好。

    在准备讲稿时,不时以参加者的角度去反思自己会议内容。例如:这些内容会不会太沉闷?这些资料会否太复杂?
                           
    若希望参加会议的人有所准备,例如在会中分享意见或讨论,不妨预先将资料给有关人士,让他们及早作好准备,这样便可事半功倍。
                           
    在会议中切忌长篇大论——想想若你是与会者,那会多沉闷?长话短说,准备足够的视像设施,以引起与会者的精神和兴趣。此外也不妨想想,有些议题并不是非在会议中提及不可的,在其他情况提及可能会有更好的效果。

    凡事都有个中技巧,主持会议、参加会议也一样。主动去学习,什么时候都不晚。

    第一次主持会议,压力很大?新人在大型会议上的首次发言有些像做show,所以不妨事前为自己建一个小型的智囊团。
                           
    突如其来的会议是不是像灾难?不用担心,与会者都会知道你是临危受命,只要冷静自信,尽量利用手上所有资源,灾难也可以变成成功。
                         
 



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